Manual de instalación y uso
Gestema Supplier Manager

1 · Introducción

Bienvenido al manual oficial de Gestema Supplier Manager. Este documento le acompaña en la puesta en marcha y el uso profesional de la aplicación.

Este manual le acompaña en la instalación, primer acceso y uso profesional de Gestema Supplier Manager, la herramienta web de Gestema Consultores para la homologación, control documental y seguimiento de proveedores en empresas alimentarias y consultoras. Está pensado para responsables de calidad, compras, consultores, auditores internos y dirección técnica.

La aplicación se comercializa en modalidad de pago único con licencia de por vida, sin suscripción mensual, y se entrega tras la activación comercial gestionada por Gestema Consultores.

Si quiere empezar cuanto antes, vaya al Checklist de puesta en marcha (sección 9). Si surge cualquier duda funcional, consulte el Manual de uso (sección 4) o la Resolución de problemas frecuentes (sección 5).

2 · Antes de empezar

Compruebe que su equipo, su navegador y la información que necesita están preparados. Una buena puesta en marcha le evitará prácticamente todas las incidencias frecuentes.

Requisitos del equipo

Navegadores recomendados

• Google Chrome (versión actualizada) — recomendado en Windows, Mac, Linux y Android.
• Microsoft Edge (versión actualizada) — recomendado en Windows.
• Mozilla Firefox (versión actualizada).
• Safari (versión actualizada) — en Mac, iPad y iPhone.

Requisitos de usuario

Antes de iniciar el primer expediente con Supplier Manager, asegúrese de tener disponibles:

• Datos reales de la empresa o cliente con los que va a trabajar.
• Información técnica de partida (ver sección 4 · "Información que debe preparar").
• Criterio profesional para interpretar los resultados.
• Permiso interno de su empresa para tratar la información.
• Rutina de copia de seguridad propia (exportar JSON o PDF tras cada sesión de trabajo importante).

3 · Acceso e instalación

Hay dos formas de usar Supplier Manager: directamente desde el navegador (escenario A, recomendado por simplicidad) o instalándola como acceso directo / aplicación web progresiva (escenario B, recomendado para uso recurrente).

Escenario A · Uso como aplicación web

1. 1Abra su navegador actualizado.
2. 2Acceda al enlace oficial: gestema.com/supplier-manager/
3. 3Si la aplicación dispone de login, introduzca sus credenciales o el código de activación facilitado.
4. 4Revise la pantalla inicial y, si aparece, complete el breve tutorial guiado.
5. 5Cree o abra su primer expediente (ver sección 4).
6. 6Trabaje guardando avances de forma habitual.
7. 7Exporte los resultados o evidencias cuando la aplicación lo permita.
8. 8Cierre sesión (si existe) y cierre el navegador de forma ordenada.

Escenario B · Instalación como acceso directo o PWA

Si va a usar Supplier Manager con frecuencia, le recomendamos instalarla como aplicación en su dispositivo. Aparece entonces con su propio icono, sin barra de navegador, y se abre como cualquier otra aplicación nativa.

Windows · Google Chrome o Microsoft Edge

1. Abra la aplicación desde su URL oficial.
2. En la barra de direcciones, observe si aparece un icono "Instalar" (suele ser un monitor con flecha hacia abajo).
3. Si aparece, púlselo y confirme la instalación.
4. Si no aparece, abra el menú del navegador (tres puntos arriba a la derecha) → Guardar e instalar / Aplicaciones → Instalar esta aplicación o Crear acceso directo.
5. Confirme. La aplicación se añadirá al escritorio o al menú Inicio.
6. Abra la aplicación desde el nuevo icono cuando la necesite.

Android · Google Chrome

1. Abra la aplicación desde su URL oficial en Chrome.
2. Pulse el menú de tres puntos arriba a la derecha.
3. Seleccione Añadir a pantalla de inicio o Instalar aplicación.
4. Confirme el nombre que aparecerá bajo el icono.
5. Abra la aplicación desde el icono nuevo en su pantalla de inicio.

iPhone o iPad · Safari

1. Abra la aplicación desde su URL oficial en Safari.
2. Pulse el botón Compartir (cuadrado con flecha hacia arriba).
3. Desplácese y seleccione Añadir a pantalla de inicio.
4. Confirme el nombre y pulse Añadir.
5. Abra la aplicación desde el icono creado en la pantalla de inicio.

4 · Manual de uso de Supplier Manager

Aplicación profesional para homologar proveedores, controlar documentación, registrar incidencias y mantener evidencias.

Objetivo de la aplicación

Gestema Supplier Manager es una herramienta de gestión y seguimiento del ciclo de vida del proveedor. Organiza un directorio maestro con expedientes por proveedor, mantiene el control documental con caducidades, permite registrar incidencias y acciones correctivas/preventivas (CAPA), planifica auditorías y soporta la decisión de homologación con criterios trazables.

Usuarios recomendados

• Responsables de calidad e inocuidad alimentaria.
• Responsables y técnicos de compras.
• Consultores y auditores internos.
• Direcciones técnicas con cartera de proveedores significativa.
• Consultoras que gestionan varios clientes con proveedores diversos.

Información que debe preparar antes de empezar

Uso paso a paso

1. 1Acceder a la aplicación e iniciar sesión si corresponde.
2. 2Crear un proveedor nuevo en el directorio maestro.
3. 3Introducir datos generales y de contacto.
4. 4Clasificar el tipo de proveedor (materia prima, envase, servicio).
5. 5Asignar nivel de criticidad / riesgo según los criterios de su empresa.
6. 6Añadir productos o servicios suministrados con criterios de aceptación.
7. 7Subir o vincular documentos obligatorios (certificados, fichas, declaraciones).
8. 8Registrar fecha de emisión y caducidad de cada documento y asignar responsable.
9. 9Marcar el estado de homologación inicial (pendiente, aprobado, condicional, bloqueado).
10. 10Registrar incidencias cuando se produzcan y abrir CAPA asociadas.
11. 11Documentar la verificación de eficacia de cada CAPA cerrada.
12. 12Planificar y registrar auditorías de segunda parte al proveedor.
13. 13Revisar regularmente las alertas de vencimientos y el panel de control.
14. 14Realizar reevaluaciones periódicas y cambiar el estado del proveedor si procede.
15. 15Exportar evidencias en HTML, PDF, Excel, CSV por módulo o copia de seguridad JSON.
16. 16Conservar las evidencias en su sistema documental para auditorías de cliente o de certificación.

Funcionamiento interno explicado para no expertos

La aplicación organiza el ciclo del proveedor como una ficha viva que reúne: identificación, estado documental, nivel de riesgo, vencimientos, incidencias, CAPA, auditorías y decisiones de homologación. El panel de control resume todo el conjunto de proveedores y destaca los puntos que requieren atención (documentos vencidos, CAPA abiertas, alcances bloqueados).

El sistema no decide por la empresa; documenta, alerta y soporta las decisiones que toma el equipo competente.

Buenas prácticas profesionales

• Defina antes de empezar sus criterios internos de criticidad, homologación, condicionalidad y bloqueo.
• No apruebe proveedores sin la documentación mínima exigible.
• Revise cada mes el panel de alertas de vencimientos.
• Mantenga abiertas y activas las CAPA hasta que se verifique la eficacia.
• Aplique mayor frecuencia de reevaluación a los proveedores críticos.
• Exporte y archive una copia de seguridad mensual (JSON o Excel) en su sistema documental.
• Documente toda decisión sensible (aprobación con condiciones, bloqueo) con justificación escrita.

5 · Resolución de problemas frecuentes

Soluciones rápidas a las incidencias más habituales. Si después de aplicarlas el problema persiste, contacte con Soporte Gestema (sección 7).

6 · Seguridad de la información y uso responsable

Gestema Supplier Manager trata información sensible de su empresa y de sus clientes. Estas pautas son obligatorias para un uso profesional responsable.

Pautas básicas

• No comparta credenciales con terceros, ni siquiera con compañeros: cada usuario debe tener las suyas.
• No introduzca información confidencial sin antes confirmar dónde se almacena (local o servidor) y quién tiene acceso.
• Descargue copias de trabajo (JSON, PDF, Excel) cuando el expediente sea crítico.
• Mantenga el navegador y sistema operativo actualizados.
• No utilice equipos públicos (cibercafés, recepciones de hotel) para trabajar con expedientes reales.
• Si la aplicación dispone de login, cierre sesión al terminar.
• Bloquee su equipo al ausentarse, aunque sea brevemente.
• No suba documentos sensibles a la aplicación sin autorización interna de su empresa.
• Revise con su responsable la política interna de tratamiento de datos.
• Mantenga una copia de seguridad propia al final de cada sesión importante.

7 · Soporte y contacto

Equipo Gestema Consultores · soporte profesional para clientes con licencia activa de Gestema Supplier Manager.

Información que debe aportar al pedir soporte

8 · Glosario básico

Definiciones rápidas de los acrónimos y términos relevantes para Supplier Manager.

9 · Checklist de puesta en marcha

Imprima esta página o cópiela en su sistema documental. Marque cada punto cuando lo tenga verificado antes de comenzar a trabajar con Gestema Supplier Manager.

10 · Aviso y limitaciones

Condiciones y advertencias sobre el alcance, la responsabilidad y el uso profesional de Gestema Supplier Manager.

Naturaleza de la aplicación

Gestema Supplier Manager es una herramienta profesional de apoyo al trabajo de calidad, inocuidad alimentaria, cumplimiento regulatorio y gestión de proveedores, según el alcance descrito en la sección 4 de este manual. Está desarrollada por Gestema Consultores como soporte a la documentación, la trazabilidad y la sistemática de revisión.

Limitaciones de uso

• La aplicación no constituye autorización regulatoria ni emite validaciones oficiales en nombre de FDA, AESAN, autoridades autonómicas, organismos certificadores o equivalentes.
• El veredicto, el plan o el expediente generado por la aplicación no sustituye la revisión por la persona competente legalmente designada en cada caso.
• La responsabilidad del cumplimiento legal, técnico y comercial sigue siendo íntegramente del operador alimentario usuario de la aplicación.
• El alcance de la aplicación está descrito en su landing oficial. Funciones no descritas en este manual deben considerarse no garantizadas.

Cambios y actualizaciones

Gestema Consultores podrá actualizar la aplicación para corregir incidencias o ampliar funcionalidades. Cuando un cambio afecte al modo de uso, este manual será revisado y reeditado. La versión vigente del manual estará siempre disponible para los clientes con licencia activa.

Documentación complementaria

• Landing oficial: https://www.gestema.com/supplier-manager/
• Catálogo Gestema PRO Apps: www.gestema.com/herramientas.html
• Web corporativa: www.gestema.com